1. 每個編號必須絕對是唯一性
電腦化最重要的第一個步驟，就是將每種貨品給予唯一編號，絕不可以有重覆的編號出現，若您的編號發生重覆的情形，系統將不允許您儲存。
2. 編號必須預留擴充性
客戶、廠商亦或貨品必然將隨著公司的業續成長而增加，您所訂的編號必須予以考量幾年後是否仍然適用，擴充延展是否會發生問題等。
3. 編號內不能含變數
不可將無法預知之「變數」，納為編號的一部份，否則不但徒增困擾而且也沒有什麼意義。如：在編製員工代號時不應將部門代號納成員工編號的一部份，因為部門組織可能會發生變動，而且人員也可能隨時調動到不同的部門工作。
4. 資料排列順序的考量
電腦在進行資料查詢或印表作業時，係依資料編號之大小來決定其先後次序，這個順序會影響資料閱讀者的習慣，在電腦上的索引或排序順序是依照：
· 阿拉伯數字（0－9)
· 英文字母（A－Z）的順序
所以當您在在制定編號時，請考量編號排序後的資料顯示及報表是否方便閱讀，而且當您在進行查詢時也會比較快速方便。
5. 不要使用中文字來進行編碼
當您有時候想不出易記的編號時，常會考慮以中文夾雜的方式來編號，當然這是最容易記住的方式，但是建議您最好不要使用中文來進行編碼，主要有以下原因：
系統無法掌握其真正的碼數
因為在電腦系統內，中文字是以轉換成內碼的方式來儲存資料，某個中文字的值可能比英文字母"Z"值還大或比空白鍵還小。
無法有效的選擇資料範圍
當編碼以中文開頭時在印表的時候，將面臨到一種狀況，那就是印表範圍選擇上，即使是選擇列印從空白印至"Z"之最大值時，可能有些資料還是印不出來，此項缺點可以說是中文編碼作業上的最大障礙。
資料的排序會發生問題
又因為中文內碼順序和中文筆劃並無對應的關係，在資料排序或列印的時候，使用者較難以掌握資料的順序，這也是中文編碼在應用上的限制。
會大幅降低輸入的效率
中文輸入法不像英文輸入法來得直接了當，它不是按一個鍵就能操作輸入，它必須透過拆字或其它方面的技巧。當您每日的交易單據龐大時，您的輸入效率必會大打折扣。
6. 編號長度愈精簡愈好
在考慮人性使用因素上，可能的範圍內，編號長度宜考慮「愈精簡愈佳」的概念，因一般人的記憶性，在編號長度超過某種程度複雜度後，大概不容易記憶了，且編號愈長，愈容易發生謄寫時的錯誤，以及增加資料書寫時間，像貨品代號，可能需要對外印成貨品目錄，如果編號長度太長，在貨品說明的溝通，可能又需要多費口舌，才能夠讓客戶了解清楚。
7. 編號應避免混淆情形發生
制定編號原則時，需注意避免可能發生目視錯誤、容易混淆的編號方式。例如：編號中間不可留空白，避免書寫相近的文數字互相混用P9o0I18B…等，也不要使用小寫的英文字母(統一使用英文大寫字母)以及鍵盤上的特殊符號，以免在編號相關作業上，既容易出錯，又不方便作業。